Cuando se empieza a hablar de digitalización es bastante habitual que la conversación comience por la herramienta. Queremos una app, necesitamos una plataforma, vamos a poner códigos QR, hay que incorporar un sistema de reservas… La tecnología aparece muchas veces antes incluso de haber decidido qué queremos solucionar.
Y probablemente el orden debería ser justo el contrario.
Una piscina municipal puede necesitar controlar mejor sus accesos. Un club deportivo puede querer simplificar la gestión de sus abonados. Un ayuntamiento puede buscar una forma diferente de enseñar su patrimonio o mejorar la información que reciben quienes participan en sus actividades. Un festival puede necesitar organizar entradas, acreditaciones y diferentes espacios.
Son problemas distintos y no todos necesitan la misma respuesta. Algunos se solucionan con tecnología relativamente sencilla. Otros requieren conectar varias herramientas. Y hay casos en los que el verdadero problema ni siquiera está en la tecnología, sino en cómo se ha planteado el servicio.
Primero el problema, después la herramienta
Pensemos en algo tan habitual como el acceso a una instalación deportiva.
Podemos sustituir una tarjeta por un código QR y decir que hemos digitalizado el acceso. Técnicamente es cierto, pero quizá no hayamos mejorado gran cosa.
Antes convendría saber quién utiliza la instalación, cómo se gestionan actualmente los abonados, qué ocurre con una entrada puntual, cómo acceden los participantes de una actividad, qué pasa cuando hay una competición o cómo obtiene el responsable información sobre el uso real del espacio.
Cuando empiezan a aparecer esas preguntas, el proyecto deja de ser simplemente «poner un QR».
Lo mismo ocurre con una aplicación turística. Tener información sobre monumentos, fotografías y un mapa dentro del teléfono puede ser útil, pero la pregunta interesante es qué queremos que haga el visitante con todo ello.
¿Queremos ayudarle a recorrer el municipio? ¿Que descubra lugares que normalmente pasan desapercibidos? ¿Que conozca su historia? ¿Que permanezca más tiempo? ¿Que visite un comercio o un establecimiento? ¿Que pueda seguir descubriendo contenidos después de marcharse?
Dependiendo de la respuesta, la tecnología que necesitamos puede ser completamente diferente.
Digitalizar no siempre significa hacer algo nuevo
También existe cierta tendencia a pensar que cualquier proceso mejora por el simple hecho de hacerlo digital.
No necesariamente.
Un formulario complicado sigue siendo un formulario complicado aunque ahora se rellene desde el móvil. Un procedimiento mal organizado no se arregla automáticamente poniéndolo en una plataforma. Y obligar a un usuario a instalar una aplicación para realizar una gestión que podría resolver en treinta segundos desde una web puede incluso empeorar su experiencia.
La tecnología funciona especialmente bien cuando consigue que algo sea más sencillo, más rápido, más accesible o más fácil de gestionar.
Eso implica también saber cuándo no merece la pena complicar una solución.
Hay proyectos que necesitan una aplicación completa y otros que pueden funcionar perfectamente con una página web, un formulario, un sistema de acceso o unos cuantos códigos QR bien utilizados. El tamaño de la solución debería depender del problema y no al revés.
Las personas que gestionan el servicio también forman parte del proyecto
Hay otra cuestión que a veces se olvida cuando hablamos de transformación digital: detrás de las herramientas sigue habiendo personas.
Quien está en la recepción de una instalación, quien organiza una actividad municipal, quien gestiona las inscripciones de un evento o quien atiende una oficina de turismo conoce situaciones que difícilmente aparecen en una presentación comercial.
Sabe dónde se forman las colas, qué pregunta se repite todos los días, qué dato acaba apuntándose en un papel porque el programa no permite hacerlo de otra manera o qué procedimiento funciona sobre el papel pero genera problemas cuando llegan cien personas a la vez.
Escuchar a quienes utilizan y gestionan un servicio suele aportar más información para diseñar una buena solución que empezar haciendo una lista de funcionalidades.
Y también ayuda a evitar uno de los errores más frecuentes: construir herramientas que técnicamente funcionan pero que después nadie quiere utilizar.
Una buena solución también tiene que poder crecer
No siempre es posible saber desde el primer día hasta dónde llegará un proyecto.
Un municipio puede empezar queriendo gestionar el acceso a su piscina y, con el tiempo, plantearse utilizar el mismo sistema para otras instalaciones. Un club puede comenzar digitalizando sus abonos y después incorporar entradas, actividades o comunicación con sus socios. Un evento puede necesitar inicialmente controlar el aforo y acabar gestionando diferentes zonas, acreditaciones o contenidos para los asistentes.
Por eso tampoco creemos demasiado en construir soluciones cerradas que obliguen a empezar de nuevo cada vez que aparece una necesidad diferente.
Es mejor comenzar por lo que hace falta hoy y dejar preparada la posibilidad de incorporar nuevas piezas mañana.
De ahí nace hello matius!
En hello matius! entendemos la tecnología como una parte del proyecto, no como el proyecto en sí.
Trabajamos alrededor de ámbitos que conocemos —deporte, instalaciones, eventos, municipios, turismo o cultura— y utilizamos distintas herramientas para construir soluciones adaptadas a cada caso.
A veces será necesario gestionar personas. Otras veces, espacios, accesos, reservas, pagos, contenidos o comunicación. Y en muchos proyectos será necesario combinar varias de esas cosas.
Por eso hemos construido hello matius! como un ecosistema de piezas que pueden funcionar de manera independiente o conectarse entre ellas.
Pero las piezas vienen después.
La primera pregunta sigue siendo mucho más sencilla:
¿Qué quieres conseguir?
