Cuando una organización se plantea la digitalización de sus servicios, es fácil empezar la conversación por la herramienta. Una aplicación, una plataforma de reservas, un sistema de control de accesos, una web o una solución para gestionar inscripciones.
Pero quizá la primera pregunta debería ser mucho más sencilla: ¿qué necesitamos resolver ahora?
Puede ser controlar quién accede a una instalación deportiva. Permitir reservar una pista desde el móvil. Gestionar las inscripciones de una actividad. Vender entradas para un evento. Facilitar información a quienes visitan un municipio.
No todos los proyectos necesitan empezar siendo grandes. De hecho, muchas veces tiene más sentido hacer exactamente lo contrario: resolver bien una necesidad concreta y construir desde ahí.
Empezar pequeño no significa pensar pequeño
Imaginemos una instalación municipal que todavía gestiona el acceso de forma manual.
Su necesidad inicial puede ser muy sencilla: sustituir determinados sistemas físicos por un acceso mediante QR. No necesita transformar toda su gestión de un día para otro ni incorporar funciones que todavía no va a utilizar.
El proyecto puede empezar ahí.
Pero las necesidades cambian. Con el tiempo quizá esa misma instalación quiera permitir reservas online. Después puede necesitar gestionar bonos, pagos o actividades. Más adelante puede incorporar comunicaciones con los usuarios, estadísticas de utilización o nuevos espacios.
El problema aparece cuando cada nueva necesidad implica contratar una herramienta diferente.
Lo que comenzó siendo una solución sencilla puede terminar convertido en varias plataformas, distintos usuarios, información duplicada y procesos que no se comunican entre sí.
La digitalización debería simplificar la gestión, no añadir nuevas capas de complejidad.
Construir sobre lo que ya existe
Hay otra forma de plantearlo.
Si desde el principio la tecnología está preparada para evolucionar, una nueva necesidad no obliga necesariamente a empezar otro proyecto desde cero.
El control de accesos puede conectarse con las reservas. Las reservas con los pagos. Los pagos con los usuarios. Las actividades con las inscripciones. Y toda esa información puede alimentar después la comunicación, las estadísticas o la gestión diaria.
La diferencia parece pequeña, pero cambia bastante la forma de entender un proyecto digital.
Ya no se trata de decidir qué plataforma necesitamos para resolver todos los problemas presentes y futuros. Se trata de disponer de una base sobre la que incorporar capacidades cuando realmente hagan falta.
De una necesidad concreta a un proyecto conectado
Esto no ocurre únicamente en una instalación deportiva.
Un club puede comenzar digitalizando el acceso de sus abonados y acabar incorporando competiciones, campus, inscripciones o comunicación.
Un ayuntamiento puede empezar gestionando las reservas de una instalación y, más adelante, conectar actividades, cultura, turismo o servicios municipales.
Un evento puede necesitar inicialmente entradas y acreditaciones y terminar incorporando agenda, notificaciones, encuestas o información para los asistentes.
Y un proyecto turístico puede comenzar con rutas e información para visitantes y evolucionar hacia actividades, reservas, comercio local o nuevas experiencias digitales.
Los proyectos son diferentes, pero muchas de las capacidades que necesitan son las mismas.
Ahí está precisamente una de las claves: no construir soluciones aisladas cada vez que aparece una nueva necesidad.
La tecnología debería adaptarse al proyecto, no al revés
No tiene demasiado sentido implantar diez funcionalidades porque quizá algún día sean necesarias. Tampoco obligar a una organización a cambiar toda su forma de trabajar para adaptarse a una plataforma.
La tecnología debería acompañar el crecimiento del proyecto.
Primero puede ser un acceso. Después una reserva. Más adelante una actividad, un pago o una nueva forma de comunicarse con los usuarios.
Cada organización tendrá su propio recorrido.
En hello matius! entendemos la digitalización precisamente así: como un proceso que se construye y evoluciona, combinando capacidades según las necesidades de cada proyecto.
Porque empezar por algo pequeño no debería obligarte a empezar de nuevo cuando quieras hacer algo más grande.
