Cuando pensamos en un evento es fácil quedarnos con lo que ocurre durante unas horas: el público, el escenario, una competición, una feria llena de gente o las actividades que forman parte del programa. Sin embargo, para quien lo organiza el evento ha empezado mucho antes. Ha habido inscripciones, entradas, acreditaciones, proveedores, cambios de última hora, preguntas de los asistentes y muchas decisiones que probablemente nadie verá cuando todo empiece a funcionar.
Para quien asiste ocurre algo parecido. Su experiencia tampoco comienza exactamente cuando llega al recinto. Puede haber comprado una entrada semanas antes, consultado el programa varias veces, buscado cómo llegar, recibido información sobre horarios o tenido que completar una inscripción. Todo eso ya forma parte del evento y condiciona bastante la percepción que tendrá después.
Por eso, cuando hablamos de mejorar la experiencia de un evento, merece la pena mirar algo más que lo que sucede dentro del recinto.
Antes del evento ya estamos atendiendo al público
Una de las situaciones más habituales en cualquier organización es responder una y otra vez a las mismas preguntas.
¿Dónde aparco? ¿A qué hora tengo que llegar? ¿Puedo entrar con niños? ¿Dónde recojo la acreditación? ¿Puedo cambiar el nombre de una entrada? ¿Qué ocurre si llego tarde? ¿Dónde está exactamente mi actividad?
No todas esas preguntas pueden evitarse, pero muchas sí.
La información previa forma parte de la organización y, cuando está bien planteada, reduce dudas para el asistente y también trabajo para quien gestiona el evento. Una web actualizada, una entrada que incluya la información necesaria, un mensaje enviado en el momento adecuado o un mapa sencillo pueden resolver más problemas que añadir una funcionalidad sofisticada que nadie sabe que existe.
Además, la información cambia. Se modifica un horario, aparece una incidencia meteorológica, cambia un acceso o se completa el aforo de una actividad. Tener capacidad para comunicar esos cambios rápidamente puede ser mucho más importante que disponer de una aplicación llena de contenidos que se actualizaron por última vez una semana antes.
La llegada suele ser uno de los momentos más delicados
Hay eventos perfectamente organizados durante meses que generan su primera mala impresión en diez minutos.
Una cola demasiado larga, personas que no encuentran el acceso correcto, acreditaciones que no aparecen, entradas que tardan en validarse o asistentes que llegan a una zona para descubrir que deberían haber entrado por otra puerta.
El problema no siempre está en el sistema de acceso. Puede estar en la señalización, en la información previa, en la distribución del personal o simplemente en haber calculado mal cuántas personas llegarían durante un periodo determinado.
La tecnología puede ayudar a validar entradas, controlar aforos o diferenciar permisos, pero necesita estar acompañada por una operativa que tenga sentido. Si mil personas van a llegar prácticamente a la misma hora, disponer de un código QR no resuelve por sí solo cómo hacer que esas mil personas entren de forma ordenada.
Quien organiza eventos acaba aprendiendo que los procesos tienen que funcionar también cuando se concentran muchas cosas a la vez.
Dentro del evento aparecen necesidades diferentes
Una vez dentro, tampoco todos los asistentes hacen necesariamente lo mismo.
Una feria puede tener zonas profesionales y espacios abiertos al público. Un festival puede combinar conciertos con actividades que requieren inscripción. Una competición deportiva puede reunir deportistas, organización, prensa, voluntarios y espectadores. Un congreso puede necesitar diferenciar asistentes, ponentes, expositores y proveedores.
Esto obliga a pensar en espacios y personas al mismo tiempo.
No siempre será necesario controlar cada movimiento ni convertir el recinto en una sucesión de puntos de validación. De hecho, hacerlo puede perjudicar bastante la experiencia. Pero sí conviene saber qué zonas necesitan control, cuáles tienen una capacidad limitada o qué personas requieren una acreditación determinada.
El objetivo no debería ser controlar más, sino controlar únicamente aquello que necesitamos controlar y hacer sencillo todo lo demás.
Lo que ocurre durante el evento también genera información útil
Saber cuántas entradas se han vendido es importante, pero no siempre explica qué ha ocurrido realmente.
Puede haber personas que finalmente no asistan, momentos con una concentración especialmente alta de público, actividades que completen su capacidad mientras otras mantienen plazas libres o espacios que funcionen de una manera diferente a la prevista.
Recoger parte de esa información permite evaluar mejor el evento cuando termina. No para llenar un informe de gráficos, sino para tomar decisiones concretas: modificar un horario, cambiar un acceso, ampliar una actividad, reorganizar un espacio o dimensionar mejor el personal para la siguiente edición.
En los eventos que se repiten, esa información tiene todavía más valor porque permite dejar de tomar algunas decisiones únicamente por intuición o por el recuerdo de lo que ocurrió el año anterior.
Y después todavía queda trabajo
Cuando el último asistente se marcha, para la organización queda bastante evento por delante.
Hay que revisar incidencias, cerrar datos, justificar determinados resultados, evaluar actividades y decidir qué funcionó y qué debería cambiarse. Dependiendo del proyecto también puede tener sentido mantener la relación con quienes han participado, enviar información, recoger una valoración o comunicar una próxima edición.
Aquí hay una oportunidad que muchas veces se desaprovecha. Durante semanas o meses hemos conseguido que una persona se interese por nuestro evento, se registre, compre una entrada, se desplace hasta él y participe. Cuando termina, toda esa relación suele desaparecer hasta que al año siguiente volvemos a empezar prácticamente desde cero.
No todos los eventos necesitan crear una comunidad permanente alrededor de ellos, pero en aquellos que se celebran periódicamente tiene sentido pensar qué relación queremos mantener con sus asistentes y qué información merece la pena conservar, siempre con los permisos y criterios de protección de datos correspondientes.
Pensar el evento como un recorrido completo
En hello fest! queremos trabajar precisamente desde esa visión. No entendemos el evento únicamente como el momento en el que hay que vender una entrada o validar un acceso, porque alrededor existen muchos otros procesos que pueden condicionar su funcionamiento.
Dependiendo del proyecto puede ser necesario trabajar con inscripciones, entradas, acreditaciones, diferentes espacios, información, comunicación o participación del público. En otros casos bastará con resolver una o dos de esas necesidades y mantener el resto de la organización exactamente como está.
Lo importante es analizar el recorrido completo y decidir dónde merece realmente la pena intervenir. Un evento pequeño no necesita las mismas herramientas que uno que mueve miles de asistentes, y una feria municipal tampoco tiene la misma operativa que una competición o un festival. Intentar resolverlos todos con el mismo esquema sería ignorar precisamente aquello que hace diferente a cada proyecto.
Cuando ese análisis se hace antes de elegir las herramientas, resulta mucho más fácil conseguir que la tecnología acompañe al evento sin convertirse en otra tarea que la organización tenga que gestionar.
