El eclipse solar total del 12 de agosto de 2026 convirtió Aragón en uno de los lugares privilegiados para observar un fenómeno que no se repetirá en las mismas condiciones durante mucho tiempo. Un acontecimiento excepcional que también planteaba un reto poco habitual: preparar diferentes puntos de observación para recibir a miles de personas durante unas horas y hacerlo en espacios con características y capacidades distintas.
Desde hello matius! trabajamos junto a Appforo en la solución tecnológica para gestionar los accesos a los diferentes puntos habilitados. El proyecto permitió organizar más de 16.000 accesos, gestionar distintas modalidades según las características de cada ubicación y disponer de información actualizada sobre entradas vendidas, accesos validados y ocupación de los diferentes espacios.
Alcañiz fue probablemente el mejor ejemplo. El punto situado en MotorLand Aragón alcanzó el sold out, por lo que el sistema no solo tenía que permitir adquirir los accesos, sino controlar la disponibilidad y cerrar automáticamente cada modalidad cuando alcanzaba su capacidad.
Un mismo evento, pero no un único espacio
Uno de los aspectos interesantes del proyecto era precisamente que no estábamos gestionando un recinto convencional.
Los puntos de observación tenían características diferentes y la organización del acceso debía adaptarse a cada uno de ellos. La información que necesitaba una persona que acudía a Alcañiz no tenía por qué ser la misma que la de quien había elegido otro punto, igual que tampoco tenían que coincidir las modalidades disponibles o las condiciones de acceso.
Esto obligaba a plantear el sistema desde cada ubicación y no simplemente desde el evento en su conjunto.
En el caso de Alcañiz, por ejemplo, el control estaba vinculado a los vehículos. El usuario podía encontrar en el mismo proceso la información del punto de observación, consultar su ubicación y seleccionar entre las diferentes modalidades disponibles: autocaravana, turismo con acampada o turismo.
Cuando una modalidad alcanzaba el número de plazas establecido aparecía como agotada y dejaba de estar disponible para nuevas compras.
Puede parecer un detalle sencillo, pero es precisamente este tipo de funcionamiento el que permite que la organización sepa antes del evento qué volumen de accesos debe gestionar y evita seguir vendiendo plazas cuando la capacidad prevista ya está completa.
Gestionar el sold out también forma parte del proyecto
Habitualmente se habla del sold out como una buena noticia comercial. Desde el punto de vista de la gestión, sin embargo, significa que hemos llegado al límite que previamente habíamos establecido y que el sistema tiene que respetarlo. En Alcañiz se agotaron las plazas disponibles.
A partir de ese momento ya no se trataba de vender más, sino precisamente de no hacerlo. La disponibilidad tenía que estar actualizada para que una modalidad completa no siguiera admitiendo nuevas operaciones.
Esta forma de trabajar permite trasladar parte de la gestión del propio día del evento a las semanas anteriores. La organización puede conocer de antemano cuántos accesos ha asignado y el usuario sabe antes de desplazarse que dispone de la reserva correspondiente. A ese trabajo previo se sumó la coordinación con los servicios de emergencias para definir el protocolo de actuación que posteriormente sería clave en la gestión de los espacios.
En un acontecimiento como un eclipse esto cobra especial importancia. No existe la posibilidad de ampliar el horario, repetir la sesión unas horas después o distribuir al público a lo largo del día. Miles de personas quieren estar preparadas en el lugar elegido cuando llegue un momento muy concreto.
Más de 16.000 accesos entre los diferentes puntos
El volumen también era una parte importante del proyecto. Entre los distintos puntos de observación se gestionaron más de 16.000 accesos, lo que obligaba a que el proceso fuese sencillo para quien realizaba la compra, pero también manejable para la organización.
Cada usuario debía poder localizar su punto de observación, conocer sus condiciones, seleccionar la opción correspondiente y completar el proceso sin necesidad de entender la operativa que existía detrás.
La organización disponía además de un panel de control desde el que podía seguir la evolución del evento y consultar de forma conjunta la situación de los diferentes puntos de observación. Entradas vendidas, accesos ya validados, ocupación y desglose por ubicaciones y modalidades permitían tener una visión general sin perder la información específica de cada espacio.
Esto resultaba especialmente útil en un proyecto distribuido en varias ubicaciones. No bastaba con conocer el volumen total de accesos gestionados, porque cada punto tenía su propia capacidad y sus propias condiciones. Poder consultar esa información de forma centralizada facilitaba el seguimiento sin tratar todos los espacios como si fueran iguales.
Esa sencillez en la parte visible es especialmente importante cuando un proyecto se dirige a un público amplio. Cuantas más explicaciones necesite una herramienta para poder utilizarse, más consultas e incidencias acaba trasladando posteriormente a la organización.
La información también forma parte del acceso
Hay otro elemento del proyecto que se aprecia bien en la propia plataforma: no todo consiste en vender.
Antes de seleccionar una modalidad, el usuario encontraba información específica del punto de observación. En Alcañiz se indicaban los servicios disponibles, las condiciones del espacio, las limitaciones existentes y el tipo de control que se realizaría. También podía acceder a su ubicación en el mapa. Esto puede parecer secundario frente al proceso de compra, pero operativamente tiene bastante importancia.
Una persona que conoce de antemano dónde tiene que dirigirse, qué servicios encontrará y qué condiciones existen tiene menos probabilidades de necesitar asistencia posteriormente. La información previa forma parte de la gestión del evento tanto como el propio acceso.
Por eso nos interesa especialmente este tipo de proyectos: tecnología y operativa no funcionan como dos cosas separadas. La herramienta tiene que responder a la forma en la que se ha organizado el evento.
Lo que nos llevamos de este proyecto
El Eclipse de Aragón fue un buen ejemplo de algo que queremos trasladar a otros proyectos desde hello matius!: no siempre necesitamos inventar una solución enorme para resolver una necesidad compleja.
El trabajo conjunto con Appforo Limitado permitió utilizar una tecnología ya preparada para la gestión de accesos y adaptarla a las particularidades de un acontecimiento muy poco convencional.
Esa experiencia es también parte de la lógica con la que estamos construyendo hello matius!: disponer de piezas que ya sabemos que funcionan y combinarlas o adaptarlas según las necesidades de cada proyecto, en lugar de empezar siempre desde cero o intentar que proyectos diferentes funcionen exactamente de la misma manera.
En este caso había que gestionar diferentes puntos de observación, capacidades limitadas, modalidades de acceso distintas, información específica para cada ubicación y un volumen conjunto superior a 16.000 accesos. Para quien asistía, el proceso tenía que ser sencillo: elegir el punto, conocer sus condiciones y disponer del acceso correspondiente. Para la organización, en cambio, era necesario tener una visión mucho más completa de lo que estaba ocurriendo en cada espacio y poder seguir la evolución de entradas, accesos y ocupación.